Algemene voorwaarden

Privacy
De organisator van het Gay Retreat Weekend (in het vervolg te noemen 'Wij/Ons') hanteert een privacy reglement. Dit reglement lees je hier
Bij inschrijving voor het weekend verklaar je akkoord te zijn met onze voorwaarden, werkwijze en het privacyreglement.

Definities
Onder “deelnemer/opdrachtgever” wordt verstaan ieder die gebruik maakt van diensten en/ of een overeenkomst is aangegaan met ons. Met “partners” worden alle bedrijven bedoeld waarmee wij samenwerken. In de voorwaarde betekent “evenement” een gebeurtenis voor een selecte groep mensen.

Toepasselijkheid
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten en afspraken die gemaakt worden tussen deelnemer/opdrachtgever en ons. Afwijkingen op deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk voorafgaand aan het evenement schriftelijk zijn overeengekomen. Toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden of andere voorwaarden van deelnemer/opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Programma
Alle besproken programma-onderdelen, programmatijden  en samenstellingen zijn indicatief en hiervan kan worden afgeweken. In geval van onvoorziene omstandigheden of wanneer wij te weinig aanmeldingen ontvangen kan een inschrijving ten alle tijden worden geannuleerd of in overleg met deelnemer/opdrachtgever worden veranderd. Bij annulering door ons wordt het reeds betaalde binnen 30 dagen gerestitueerd. Voor doorgang van het weekend geldt een minimale deelname van 15 personen.

Opdrachtuitvoering en informatieverstrekking
De deelnemer staat er voor in, dat er voor de opzet en uitvoering essentiële informatie aan ons  heeft verstrekt. Wij zullen de opdracht naar het beste inzicht en vermogen, in overeenstemming met de eisen van de deelnemer, uitvoeren. Wij kunnen wijzigingen aanbrengen in het programma. Tijdens de uitvoering van het evenement geeft de deelnemer geen opdrachten aan derden zonder toestemming of overleg met ons.
De deelnemer draagt er zorg voor dat vooraf aan het evenement alle persoonsgegevens die nodig zijn voor het goed uitvoeren van de opdracht tijdig in het bezit zijn van ons. De deelnemer is verplicht voor of uiterlijk bij de totstandkoming van de overeenkomst alle persoonlijke omstandigheden van zichzelf aan ons te melden voor zover deze van invloed kunnen zijn op een goed verloop van het arrangement. Deze verplichting geldt met name voor alle relevante medische en conditionele bijzonderheden. De deelnemer kan desgewenst voorkeuren opgeven. Voor zover mogelijk zal organisator trachten hiermee rekening te houden. Alle door de deelnemer beschikbaar gestelde gegevens worden met discretie behandeld. De gegevens worden niet aan derden ter beschikking gesteld, noch voor andere doeleinden gebruikt. De minimumleeftijd van de deelnemers is 18 jaar.

Overeenkomst
Wij zijn eerst gebonden nadat wij de inschrijving per e-mail hebben bevestigd door het toesturen van een bevestiging en de factuur aan de deelnemer. Wij hebben het recht inschrijvingen gemotiveerd te weigeren of bijzondere voorwaarden aan de inschrijving te verbinden. Indien de inschrijving niet door ons wordt geaccepteerd, krijgt de klant binnen tien werkdagen daarvan bericht.

Bezoekgegevens
Op deze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zonder dat deze gegevens tot personen kunnen worden herleid. Het gaat om het bijhouden van gegevens zoals de meest geraadpleegde pagina’s of producten, met het doel de inrichting van de site te optimaliseren. Wij verstrekken geen klantgegevens aan derden, tenzij zij hiertoe op grond van dwingende Nederlandse wettelijke regels verplicht wordt door hiertoe bevoegde instanties.

Overmacht
(Buiten)activiteiten vinden altijd doorgang en worden alleen op de dag zelf uitgesteld in gevaarlijke situaties zoals storm en onweer. Dit wordt ter plekke bepaald. Voor binnenactiviteiten geldt dit alleen op het moment dat de locatie onveilig wordt geacht.

Annuleringen en wijzigingen
Annuleringen en wijzigingen kunnen uitsluitend per brief of e-mail worden verwerkt.
We hebben met de aanmelding en aanbetaling een commitment afgesproken voor deelname. Mocht je onverhoopt niet kunnen deelnemen dan gelden de volgende regels:

A. Bij annulering meer dan drie maanden voor het tijdstip dat het programma zou moeten aanvang, worden € 25,00 administratiekosten in rekening gebracht.
B. Bij annulering binnen deze 3 maanden is teruggave van 50% van het reeds aanbetaalde bedrag mogelijk of kan het gehele aanbetaalde bedrag als tegoed ingezet worden in een toekomstig Gay Retreat Weekend.
D. Bij annulering binnen 3 weken is geen retour of tegoed van het betaalde bedrag nog mogelijk.

Wet koop op afstand
Conform het gestelde in artikel 46 i lid 3 Burgerlijk Wetboek, is de Wet Koop op Afstand niet van toepassing op onze dienstverlening.

Prijzen en kosten
Alle prijzen zijn inclusief btw (belasting toegevoegde waarde).
De kosten vermeld op de website zijn inclusief alle activiteiten, maar exclusief eigen vervoer naar de locatie, tenzij anders vermeld. De vermelde prijs is inclusief btw en toeristenbelasting.
Wij  behouden ons het recht voor om plotselinge prijsstijgingen van derden door te berekenen aan de deelnemer.

Betalingen
De deelnemer zal bij of na onze bevestiging van de reservering een factuur ontvangen per post en/of per e-mail (PDF), welke – tenzij anders vermeld - binnen 14 dagen na factuurdatum dient te zijn voldaan.
Bij boekingen geldt dat betaling dient te gebeuren binnen 14 dagen na factuurdatum, en dat de totale verschuldigde betaling in ieder geval uiterlijk drie dagen voor het evenement door ons dient te zijn ontvangen.
De deelnemer kan het totaalbedrag desgewenst  in twee termijnen betalen. Eventueel meerverbruik tijdens het evenement zelf, dient op de dag van het uitje ter plaatse te worden voldaan. Wanneer er door ons geen betaling is ontvangen binnen de hiervoor genoemde termijn, dan is de deelnemer van rechtswege in verzuim.
De deelnemer is vanaf dat moment de wettelijke rente aan ons verschuldigd. Bovendien zijn wij op dat moment gerechtigd verdere uitvoering te staken en het evenement te annuleren. Eventuele aanvullende of vervangende kosten ter annulering van het evenement zullen bij de deelnemer in rekening worden gebracht. Alle gemaakte buitengerechtelijke kosten, waaronder kosten van een incassobureau, deurwaarder en/of advocaat, die wij maken als gevolg van het niet-nakomen van de betalingsverplichting van de deelnemer/opdrachtgever, komen met een minimum van 15% van de openstaande vordering ten laste van de deelnemer/opdrachtgever. Tevens zal in een eventuele rechterlijke procedure betaling door de deelnemer/opdrachtgever gevorderd worden van alle kosten van deze procedure, waaronder begrepen de kosten van een advocaat, procureur, zaakwaarnemer en/of een deurwaarder.

Deelname
Deelname aan de activiteiten die georganiseerd zijn door ons is vrijwillig.
Wij behouden ons het recht voor om deelnemers die fysiek of mentaal niet de juiste conditie te hebben te weigeren voor deelname aan de activiteiten. Wij mogen deelnemers die bedreigend, agressief, gewelddadig of ander onprettig gedrag vertonen weigeren van deelname of tijdens een activiteit uitsluiten van deelname, zonder dat hierdoor recht op restitutie van (een deel van) het betaalde ontstaat. Eén en ander ter beoordeling aan de aanwezige instructeurs.
Het gebruik van drugs en stimulerende middelen is niet toegestaan.

Rechten van intellectuele of industriële eigendom
Wij beroepen ons nadrukkelijk op het gestelde in artikel 1 Auteurswet en doet geen afstand van de in dat artikel genoemde rechten. Alle rechten van intellectuele of industriële eigendom op onze  website en ander ter beschikking gesteld beeldmateriaal, zulks in de ruimste zin van het woord, berusten uitsluitend bij ons. Het is niet toegestaan de website en ander door ons ter beschikking gesteld beeld of gedeeltes daarvan te verveelvoudigen of daarvan kopieën te vervaardigen. Het is niet toegestaan de website van het Gay Retreat Weekend aan te passen, te vertalen, te bewerken of anderszins te wijzigen. Het is niet toegestaan enige aanduiding omtrent auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele of industriële eigendom uit de websites te verwijderen of te wijzigen. Het is niet toegestaan op onze  website een logo of enige tekst of afbeelding dan wel enig geluidsbestand te plaatsen waardoor de indruk gewekt wordt dat de website aan een andere onderneming of instelling of persoon dan het Gay Retreat Weekend behoort of door anderen dan de door ons ingeschakelde webdesigner is ontwikkeld. Bij overtreding van dit artikel of bij schending van het auteursrecht op andere wijze, verbeurt de overtreder een niet voor rechtelijke matiging vatbare boete van € 1.000,- (euro) per overtreding of voor iedere dag of gedeelte hiervan dat de overtreding voortduurt, zulks naar onze keuze. Dit laat iedere andere mogelijke actie van ons onverlet. Tevens komen wij bij schending van het Auteursrecht -hetgeen een misdrijf is- het recht toe aangifte te doen van deze schending, hetgeen een straf rechterlijke vervolging tot gevolg kan hebben. Dit laat iedere mogelijke door ons te nemen civielrechtelijk actie jegens de overtreder onverlet.

Aansprakelijkheid en schade
Alle deelnemers aan het Gay Retreat Weekend nemen vrijwillig en op eigen risico deel aan alle georganiseerde activiteiten. Alle deelnemers aan activiteiten georganiseerd door ons zijn persoonlijk aansprakelijk voor alle schade toegebracht aan zichzelf of aan derden tijdens de activiteiten. Deelnemers die zich niet geschikt achten voor deelname aan specifieke activiteiten dienen dit te melden aan de betreffende activiteitenbegeleider. Deelnemers met gezondheidsklachten dienen dit vooraf te melden aan de betreffende activiteitenbegeleider. De deelnemer/opdrachtgever is verplicht bij de totstandkoming van de overeenkomst alle persoonlijke omstandigheden van zichzelf te melden voor zover deze van invloed kunnen zijn op een goed verloop van het arrangement of de activiteit. Deze verplichting geldt met name voor alle relevante medische en conditionele bijzonderheden.
De deelnemer is verplicht tot naleving van alle aanwijzingen van de organisator of diens vertegenwoordiger om de goede uitvoering van de overeenkomst te bevorderen.
De deelnemer is verplicht het ter beschikking gestelde materiaal te gebruiken op een wijze waartoe het krachtens zijn aard en de overeenkomst is bestemd. De deelnemer dient eventuele gebreken bij ontvangst van het materiaal te melden en vast te laten leggen. De deelnemer mag geen wijzigingen in het materiaal aanbrengen of dit aan derden in gebruik geven zonder toestemming van de organisator. De deelnemer stelt de organisator zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk bij het eind van de overeenkomst, op de hoogte van beschadiging of verlies van materialen. De deelnemer zal het ter beschikking gestelde materiaal aan het einde van de overeenkomst op de vooraf afgesproken plaats overdragen aan een vertegenwoordiger van de organisator en wel in dezelfde staat als waarin de deelnemer het heeft ontvangen en zo schoon mogelijk. De organisator is gerechtigd zo nodig extra kosten voor schoonmaak, zoekacties, vervoer en berging van materialen, aangiften van vermissing e.d. aan de deelnemer in rekening te brengen.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor materiële schade, schade als gevolg van opgelopen letsel en schade ten gevolge van overlijden, die ontstaat door deelneming aan activiteiten georganiseerd door ons en/of partners. Schade die ontstaat door gebruik van materialen tijdens de activiteiten vallen niet onder de verantwoordelijkheid van ons en/of partners. Iedere aansprakelijkheid van ons is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval uit hoofde van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) wordt uitbetaald, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat volgens de polisvoorwaarden niet ten laste van de verzekeraar(s) is. Indien en voor zover om welke reden dan ook geen uitkering krachtens bedoelde verzekering mocht plaatsvinden, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal de door ons voor het desbetreffende evenement ontvangen betaling, met een maximum van € 2.500,-. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie is uitgesloten. Niet alleen wij, maar ook alle personen die bij de uitvoering van enige opdracht van een opdrachtgever zijn ingeschakeld, kunnen op deze algemene voorwaarden jegens de opdrachtgever van ons een beroep doen. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat u binnen bekwame tijd nadat u met de schade bekend geworden bent of met de schade bekend had kunnen zijn, de schade schriftelijk bij ons kenbaar maakt. Het recht op schadevergoeding komt in ieder geval te vervallen indien u ons niet binnen 1 jaar nadat u op de hoogte bent gekomen van de schade of deze redelijkerwijs had moeten ontdekken, aansprakelijk heeft gesteld.

Wij zijn in ieder geval niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van:
a. omstandigheden die zijn toe te rekenen aan de deelnemer, zoals het niet hebben van een ontoereikende gezondheid of conditie, een ontoereikende persoonlijke uitrusting, onjuist handelen of niet handelen, overschatting van de eigen vermogens of het negeren van instructies.
b. het zich, bewust of onbewust, (laten) indelen van een deelnemer in een verkeerde categorie en/of indien de deelnemer zich niet aan één of meerdere veiligheidsvoorschriften houdt en/of zijn of haar conditie niet voldoende was om de desbetreffende activiteit te beoefenen.
c. handelingen en invloeden van niet direct bij de uitvoering van de overeenkomst betrokken derden; omstandigheden die niet te wijten zijn aan de schuld van de organisator en die krachtens de Nederlandse wet of de in het maatschappelijk verkeer geldende normen niet in redelijkheid aan de organisator kunnen worden toegerekend.

De deelnemer/opdrachtgever wordt geacht een passende ongevallen-, reis en annuleringsverzekering af te sluiten. Wij aanvaarden in ieder geval nimmer aansprakelijkheid voor schade waarvoor aanspraak op vergoeding bestaat, of op grond van de hieraan voorafgaande zin wordt geacht te bestaan, uit hoofde van een reis-, ongevallen en/of annuleringsverzekering.

Klachten
Wij kunnen bij de uitvoering van opdrachten gebruik maken van de diensten van derden (uitvoerende partners). Zij dienen te voldoen aan door ons vastgestelde criteria omtrent veiligheid, professionaliteit, hygiëne, ervaring en deskundigheid. Wij zijn, onverminderd haar in deze voorwaarden uitgewerkte aansprakelijkheid, niet aansprakelijk voor de tekortkomingen van die derden. Uiteraard staan wij altijd open voor suggesties ter verbetering van onze dienstverlening en uitvoering.

Ondanks zorgvuldige planning, organisatie en voorbereiding kan een deelnemer een klacht hebben. De klacht dient schriftelijk (per post/e-mail) binnen 10 werkdagen na de activiteit aan ons kenbaar gemaakt te worden. Wij bepalen bij binnenkomst van de klacht of deze relevant is en of de klacht wellicht onder één van de volgende clausules valt:

Mosterd na de maaltijd
1.Wij gaan er vanuit dat wanneer je een klacht hebt over de uitvoering, inhoud of kwaliteit van het programma dit ter plekke onverwijld voorlegt aan de dienstdoende instructeur. Op deze wijze geef je betrokkene(n) gelegenheid de tekortkoming onmiddellijk te herstellen en/of te compenseren. Achteraf klagen is dan mosterd na de maaltijd.

Te laat komen
2. Klachten die veroorzaakt worden en/of gevolg zij van te laat komen en/of niet op de afgesproken tijd aanwezig zij, achten we niet relevant en worden dan ook niet door ons in behandeling genomen.

Persoonlijke smaak en voorkeur
3. De beleving van een Gay Retreat Weekend is zeer persoonlijk en heeft te maken met eigen voorkeuren, smaak en perceptie. Als je aangeeft een programma onderdeel niet leuk te hebben gevonden, beschouwen we dat als een persoonlijke voorkeur en niet als klacht.

Betaling is nog niet voldaan
4. Wij nemen de klacht niet in behandeling en/of schorten de behandeling van de klacht op wanneer blijkt dat  het totaal verschuldigde bedrag niet conform onze algemene voorwaarden voorafgaand aan het evenement aan ons heeft voldaan. Pas wanneer de betaling door ons is ontvangen zullen we de klacht in behandeling nemen of verder afhandelen.

Achten wij de klacht relevant, dan volgen wij onderstaande richtlijnen:

1.Wij treden bij de behandeling van klachten op als intermediair tussen u (klant) en de uitvoerende partij(en). Wij zullen ons uiterste best doen de klacht tot tevredenheid van alle partijen af te handelen.
2.Je ontvangt van ons een bevestiging per mail dat jouw klacht in goede orde door ons is ontvangen.
3.Jouw klacht zal worden voorgelegd aan de uitvoerende partij(en).
4.We bieden de uitvoerende partij(en) gelegenheid binnen 7 dagen te reageren op de klacht.
5.Je ontvangt binnen 10 dagen vanaf het moment dat je de klacht heeft ingediend een schriftelijke reactie van de uitvoerende partij(en).

 De verdere stappen die ondernomen worden zijn afhankelijk van de klacht, de situatie en omstandigheden.

Geschillen
Alle geschillen –ook daaronder begrepen die slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd- die naar aanleiding van de overeenkomst mochten ontstaan of van de overeenkomst een uitvloeisel mochten zijn, worden beslecht door de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Zwolle Lelystad. De overeenkomst tussen ons en de deelnemer/opdrachtgever en alle daaruit voortvloeiende overeenkomsten tussen partijen zijn onderworpen aan Nederlands recht.